تحويل المعلومات الى أعمدة

تحويل عناصر المعلومات إلى أعمدة


لتحديد الأعمدة في جدول، يجب تحديد المعلومات التي تحتاج لتعقبها حول الموضوع المسجل في الجدول. على سبيل المثال، بالنسبة لجدول "العملاء" تعد الأعمدة "الاسم" و"العنوان" و"المدينة-الولاية-المنطقة" و"إرسال بريد إلكتروني" و"التحية" و"عنوان البريد الإلكتروني" قائمة أعمدة مبدئية جيدة. يحتوي كل سجل في الجدول على نفس مجموعة الأعمدة، لذلك يمكنك تخزين المعلومات "اسم" و"عنوان" و"مدينة-ولاية-منطقة" و"إرسال بريد إلكتروني" و"التحية" و"عنوان البريد الإلكتروني" لكل سجل. على سبيل المثال، يحتوي عمود العنوان على عناوين العملاء. يتضمن كل سجل بيانات حول العميل كما يحتوي حقل العنوان على عنوان هذا العميل.
بمجرد تحديد مجموعة الأعمدة الأولى في كل جدول، يمكنك بعد ذلك تنقية الأعمدة. على سبيل المثال، من الأفضل تخزين اسم العميل في عمودين منفصلين: الاسم الأول واسم العائلة، بحيث يمكنك فرز هذه الأعمدة فقط والبحث عنها وفهرستها. وبالمثل، يتكون العنوان بالطبع من خمسة مكونات منفصلة هي العنوان والمدينة والولاية والرمز البريدي والبلد/المنطقة، وكذلك من الأفضل تخزينها في أعمدة متفرقة. إذا أردت القيام بعملية بحث أو تصفية أو فرز عن طريق الولاية مثلاً، تحتاج إلى معلومات حول الولاية المُخزنة في عمود منفصل.
كما يجب التفكير في ما إذا كانت قاعدة البيانات ستحتوي على معلومات من أصل محلي فقط أم دولي أيضاً. على سبيل المثال، إذا أردت تخزين عناوين دولية، من الأفضل وجود عمود "المنطقة" بدلاً من "البلد"، لأن مثل هذا العمود سيتسع لكل الحالات المحلية والمناطق/البلاد الأخرى. بالمثل، يكون الرمز البريدي الدولي أفضل بكثير من الرمز البريدي المحلي عند تخزين عناوين دولية.
توضح القائمة التالية عدداً من التلميحات حول تحديد الأعمدة.

• لا تقم بتضمين بيانات محسوبة
  في كثير من الحالات، يجب ألا يخزن نتائج العمليات الحسابية في الجداول. بدلاً من ذلك، يمكنك أن تجعل Access يجري العمليات الحسابية عندما تريد مشاهدة النتائج. على سبيل المثال، افترض وجود تقرير "المنتجات المطلوبة" الذي يعرض الإجمالي الفرعي للوحدات المطلوبة لكل فئة من المنتجات في قاعدة البيانات. ولكن لا يوجد عمود مجموع فرعي باسم "الوحدات المطلوبة" في أي جدول. بدلاً من ذلك، يتضمن جدول "المنتجات" عمود "الوحدات المطلوبة" الذي يخزن الوحدات المطلوبة من كل منتج. باستخدام هذه البيانات، يحسب Access الإجمالي الفرعي في كل مرة تتم طباعة التقرير. لا يجب تخزين الإجمالي الفرعي نفسه في جدول.
  
• تخزين المعلومات في أجزاء منطقية صغيرة
  قد تحاول الحصول على حقل واحد للأسماء الكاملة أو لأسماء المنتجات مع وصف المنتجات. إذا تم ضم أكثر من نوع من المعلومات في حقل واحد، يكون من الصعب استرجاع الحقائق المفردة فيما بعد. حاول تقسيم المعلومات إلى أجزاء منطقية؛ على سبيل المثال، قم بإنشاء حقول منفصلة للاسم الأول واسم العائلة أو لاسم المنتج وفئته ووصفه.
  

بمجرد أن تتم تنقية أعمدة البيانات في كل جدول, اختر المفتاح الأساسي لكل جدول