العثور على المعلومات

خامساً :العثور على المعلومات المطلوبة وتنظيمها


للعثور على المعلومات المطلوبة وتنظيمها، ابدأ بالمعلومات الموجودة. على سبيل المثال، قد تسجل طلبات الشراء في دفتر الأستاذ أو تحتفظ ببيانات العملاء في نماذج ورقية في خزانة ملفات. قم بتجميع هذه المستندات وسرد كل نوع من أنواع المعلومات المتاحة (مثلاً، المعلومات المتوفرة في كل خانة في النموذج). إذا لم يكن هناك نماذج موجودة، يجب بدلاً من ذلك تصميم نموذج لتسجيل بيانات العميل. ما هي المعلومات التي يجب وضعها في النموذج؟ ما هي خانات التعبئة التي ستقوم بإنشائها؟ قم بتعريف كل عنصر من هذه العناصر وسردها. على سبيل المثال، افترض أنك تحتفظ بقائمة العملاء حالياً في بطاقات فهرسة. بالتحقق من هذه البطاقات ستجد أن كل بطاقة تحتوي على اسم عميل وعنوانه مدينته وبلده وكذلك الرمز البريدي ورقم الهاتف الخاص به.
بينما يتم تجهيز هذه القائمة لا تقلق بشأن الحصول عليها بشكل مثالي لأول مرة. بدلاً من ذلك، قم بسرد كل عنصر يخطر على بالك. إذا كان هناك شخص آخر سيقوم باستخدام قاعدة البيانات، اسأله عن أفكاره أيضاً. يمكنك ضبط دقة القائمة فيما بعد.
بعد ذلك حدد أنواع التقارير والرسائل التي تريد إنتاجها من قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد ترغب بعرض المبيعات حسب المنطقة في تقرير مبيعات المنتجات أو إظهار مستويات المنتجات المخزونة في تقرير تلخيصي عن المخزون. قد ترغب أيضاً في إنشاء رسائل نموذجية لإرسال إعلان للعملاء عن مناسبة بيع أو عرض مزايا جديدة. صمم التقرير في ذهنك وتخيل الصورة التي يجب أن يكون عليها. ما هي المعلومات التي يجب وضعها في التقرير؟ قم بسرد كل عنصر. قم بذلك بالمثل مع الرسائل النموذجية وأي تقرير آخر تفكر في إنشائه.

يساعدك تخيل التقرير والرسائل التي ترغب في إنشائها على تعريف العناصر المطلوبة في قاعدة البيانات. على سبيل المثال، افترض السماح للعميل بالموافقة حتماً على التحديث الدوري للبريد اإلكتروني أو رفضه قطعياً، وإنك تريد عمل قائمة بالعملاء الذين وافقوا حتماً. لتسجيل المعلومات، قم بإضافة العمود "إرسال بريد إلكتروني" إلى جدول العملاء. يمكنك تعيين الحقل إلى "نعم" أو "لا" لكل عميل.
تؤدي الحاجة لإرسال رسائل بريد إلكتروني للعملاء إلى تسجيل عنصر آخر. بمجرد معرفة رغبة العميل في تلقي رسائل بريد إلكتروني، يجب التعرف على عنوان البريد الإلكتروني لإرسالها. ولذلك تحتاج لتسجيل عنوان البريد الإلكتروني لكل عميل.
من المستحسن أن تقوم بإنشاء نموذج أولي لكل تقرير أو قائمة إخراج وأن تضع في اعتبارك العناصر التي ستحتاجها لإنشاء التقرير. على سبيل المثال، عند اختبار رسالة نموذجية، يخطر على الذهن أشياء قليلة. إذا أردت تضمين تحية مناسبة — مثل "السيد" أو "السيدة" أو "الآنسة". تؤدي السلسلة التي تبدأ بالتحية إلى إنشاء عنصر تحية. كما يجب بشكل عام بدء الرسالة بـ "عزيزي السيد عمرو"، أو "عزيزي السيد عمرو زكي". مما يؤدي إلى تخزين اسم العائلة منفصلاً عن الاسم الأول بشكلٍ عام.
من المهم أن تتذكر أنه يجب فصل كل معلومة إلى أجزاء صغيرة مفيدة. في حالة الاسم، لجعل اسم العائلة متوفراً للقراءة، سيتم فصل الاسم إلى جزءين — "الاسم الأول" و"اسم العائلة". لفرز تقرير بواسطة اسم العائلة مثلاً، سيساعد تخزين اسم العائلة منفصلاً. وبشكل عام، إذا أردت إجراء فرز أو بحث أو حساب أو تقرير وفقاً لعنصر معلومات، يجب وضع هذا العنصر في الحقل الخاص به.
يجب أن تفكر في الأسئلة التي ربما تريد الحصول على إجاباتها من قاعدة البيانات. على سبيل المثال، ما هو عدد مبيعات المنتج المعلن عنه في الشهر الماضي؟ وأين يوجد أفضل العملاء؟ ومن هو مورد المنتج الأكثر مبيعاً؟ يساعدك تخيل هذه الأسئلة على تسجيل عناصر إضافية.
بعد تجميع هذه المعلومات، تكون مستعداً للخطوة التالية